Правила cоставления деловых писем. Как вести деловую переписку на английском языке по электронной почте

Привет, дорогие друзья! В деловом письме важно использовать правильный стиль и тон языка. Поэтому стоит избегать:

  • разговорных выражений, сленга и жаргона
  • сокращений (I’m; it’s; don’t и т. д., используйте полные формы)
  • эмоционально окрашенных слов - terrible (ужасный), rubbish (чушь) и т. д.

Структура письма на английском языке:

  1. Адрес отправителя (sender’s address)
  2. Дата (date)
  3. Адрес получателя (inside address)
  4. Обращение (salutation)
  5. Вступление (opening sentence)
  6. Основной текст (body of the letter)
  7. Заключение (closing sentence)
  8. Заключительная вежливая фраза (complimentary close)
  9. Подпись отправителя (signature)
  10. Приложение (enclosure)

Пример делового письма

Стандартные выражения в деловой переписке

1. Обращение
Dear Sirs, Dear Sir or Madam (если вам не известно имя адресата)
Dear Mr, Mrs, Miss or Ms (если вам известно имя адресата; в том случае когда вы не знаете семейное положение женщины следует писать Ms, грубой ошибкой является использование фразы “Mrs or Miss”)
Dear Frank, (В обращении к знакомому человеку)
2. Вступление, предыдущее общение.
Thank you for your e-mail of (date)… Спасибо за ваше письмо от (числа)
Further to your last e-mail… Отвечая на ваше письмо…
I apologise for not getting in contact with you before now… Я прошу прощения, что до сих пор не написал вам…
Thank you for your letter of the 5th of March. Спасибо за ваше письмо от 5 Марта
With reference to your letter of 23rd March Относительно вашего письма от 23 Марта
With reference to your advertisement in «The Times» Относительно вашей рекламы в Таймс
3. Указание причин написания письма
I am writing to enquire about Я пишу вам, чтобы узнать…
I am writing to apologise for Я пишу вам, чтобы извиниться за…
I am writing to confirm Я пишу вам, что бы подтвердить…
I am writing in connection with Я пишу вам в связи с …
We would like to point out that… Мы хотели бы обратить ваше внимание на …
4. Просьба
Could you possibly… Не могли бы вы…
I would be grateful if you could … Я был бы признателен вам, если бы вы …
I would like to receive Я бы хотел получить……
Please could you send me… Не могли бы вы выслать мне…
5. Соглашение с условиями.
I would be delighted to … Я был бы рад …
I would be happy to Я был бы счастлив…
I would be glad to Я был бы рад…
6. Сообщение плохих новостей
Unfortunately … К сожалению…
I am afraid that … Боюсь, что…
I am sorry to inform you that Мне тяжело сообщать вам, но …
7. Приложение к письму дополнительных материалов
We are pleased to enclose … Мы с удовольствием вкладываем…
Attached you will find … В прикрепленном файле вы найдете…
We enclose … Мы прилагаем…
Please find attached (for e-mails) Вы найдете прикрепленный файл…
8. Высказывание благодарности за проявленный интерес.
Thank you for your letter of Спасибо за ваше письмо
Thank you for enquiring Спасибо за проявленный интерес…
We would like to thank you for your letter of … Мы хотели бы поблагодарить вас за…
9. Переход к другой теме.
We would also like to inform you … Мы так же хотели бы сообщить вам о…
Regarding your question about … Относительно вашего вопроса о…
In answer to your question (enquiry) about … В ответ на ваш вопрос о…
I also wonder if… Меня также интересует…
10. Дополнительные вопросы.
I am a little unsure about… Я немного не уверен в …
I do not fully understand what… Я не до конца понял…
Could you possibly explain… Не могли бы вы объяснить…
11. Передача информации
I’m writing to let you know that… Я пишу, чтобы сообщить о …
We are able to confirm to you… Мы можем подтвердить …
I am delighted to tell you that… Мы с удовольствие сообщаем о …
We regret to inform you that… К сожалению, мы вынуждены сообщить вам о…
12. Предложение своей помощи
Would you like me to…? Могу ли я (сделать)…?
If you wish, I would be happy to… Если хотите, я с радостью…
Let me know whether you would like me to… Сообщите, если вам понадобится моя помощь.
13. Напоминание о намеченной встрече или ожидание ответа
I look forward to … Я с нетерпением жду,
hearing from you soon когда смогу снова услышать вас
meeting you next Tuesday встречи с вами в следующий Вторник
seeing you next Thursday встречи с вами в Четверг
14. Подпись
Kind regards, С уважением…
Yours faithfully, Искренне Ваш (если имя человека Вам не известно)
Yours sincerely, (если имя Вам известно)

Как отвечать на жалобы

English for Business_1

  1. Could you bear with me for 10 minutes while I get to the bottom of what went
    wrong here?
  2. I’m terribly sorry for the problems you’re experiencing.
  3. I can imagine that was terrible.
  4. I propose that we offer you some sort of compensation.
  5. I’ll make sure that it gets done by the end of the week.
  6. That must have been dreadful.
  7. Could you tell me exactly what happened?
  8. I do apologize for our part in this.

Теперь вы отвечайте

English for Business-2

1 And I had to wait for over an hour at the airport before the taxi came to pick me up.
…
2 The whole conference was a farce! Delegates were wandering from room to
room and nobody knew where they should be or what was happening. What went wrong?
…
3 And it was all your company’s fault.
…
4 So what are you going to do about it?
…

Do You Speak English? — Big Train — BBC comedy

Вы пишите деловые письма на английском каждый день? Или только изучаете азы официальной переписки на курсах по бизнес английскому? Наша подборка полезных фраз и выражений научит вас составлять правильные деловые письма на английском и поможет разнообразить вашу речь.

Благодаря деловому этикету общеизвестно, что клиентов нужно приветствовать в начале письма и прощаться в конце. Проблемы начинаются при составлении основной части письма? Как, к примеру, сказать заказчикам, что груз задерживается, или как намекнуть, что было бы неплохо получить деньги за оказанные услуги? Обо всем этом можно грамотно рассказать, если использовать правильные «заготовки» к различным ситуациям. С такими «заготовками» составление писем будет простой и приятной задачей.

Начало письма или как начать переписку на английском

В начале каждого делового письма, сразу после приветствия, вам необходимо объяснить, ради чего вы вообще все это пишите. Возможно, вы хотите что-либо уточнить, получить дополнительную информацию или же, к примеру, предложить свои услуги. Во всем помогут следующие фразы:

  • We are writing - Мы пишем, чтобы…

    • To confirm ... – подтвердить…
    - to request ... – запросить…
    - to inform you that ... – проинформировать вас, что…
    - to enquire about ... – узнать о…

  • I am contacting you for the following reason... – Я пишу вам со следующей целью / Я пишу вам для того, чтобы…
  • I would be interested in (receiving/ getting information) – Я был бы заинтересован в (приобретении/получении информации)

Установление контактов или как сказать собеседнику откуда вы о нем знаете

Иногда стоит напомнить деловому партнеру, когда и как вы в последний раз виделись или обсуждали свое сотрудничество. Может быть, пару месяцев назад вы уже писали деловое письмо на эту тему, или, возможно, вы встретились на конференции неделю назад и тогда уже начали вести переговоры.

  • Thank you for your letter regarding ... – Спасибо за ваше письмо на тему….
  • Thank you for your letter of May 30. – Спасибо за ваше письмо от 30 Мая.
  • In reply to your request, ... – В ответ на вашу просьбу..
  • Thank you for contacting us. – Спасибо, что написали нам.
  • With reference to our conversation on Tuesday... – Относительно нашего разговора во вторник…
  • In reference with your recent letter – Что касается недавно полученного от вас письма…
  • It was a pleasure meeting you in New-York last week. – Было очень приятно с вами встретиться в Нью-Йорке на прошлой неделе.
  • I would just like to confirm the main points we discussed yesterday – Я хотел бы подтвердить основные пункты, которые мы вчера обсудили.

Выражение просьбы или как тактично попросить собеседника на английском

В деловых письмах иногда приходится о чем-то просить партнеров. Иногда вам нужна отсрочка, а иногда дополнительные образцы материала. Для выражения всего этого в деловом английском есть свои устоявшиеся фразы.

  • We would appreciate it if you would ... – Мы были бы очень признательны, если бы вы…
  • Could you please send me/ tell us/ let us... – Не могли бы вы послать мне/сказать нам/ разрешить нам
  • It would be helpful if you could send us ... – Нам бы очень помогло, если бы вы могли нам послать…
  • I would appreciate your immediate attention to this matter. – Я буду благодарен вашему безотлагательному вниманию по этому вопросу.
  • We would be grateful if you could ... – Мы были бы благодарны, если бы вы могли…

Жалобы на английском или как дать понять, что вы не довольны

К сожалению, часто бывает так, что нам что-то не понравилось. Но при составлении деловых писем мы не можем дать волю чувствам и прямым тестом сказать, что мы думаем о компании и ее услугах. Необходимо использовать деловой английский и аккуратно высказать свое недовольство. Так мы сможем сохранить делового партнера и немного выпустить пар. Стандартные фразы деловой переписки, которые в этом помогут:

  • I am writing to complain about ... – Я пишу, чтобы пожаловаться о…
  • I am writing to express my dissatisfaction with ... Я пишу, чтобы выразить свое недовольство в связи с …
  • I am afraid there may be a misunderstanding… - Я боюсь, возникло непонимание…
  • I understand it is not your fault, but… - Я понимаю, что это не ваша ошибка, но…
  • We wish to draw your attention to … . – Мы хотим обратить ваше внимание на

Как сообщать плохие или хорошие новости в деловых письмах на английском

В бизнес переписке часто бывает так, что нам приходится огорчать клиентов. Стоит сделать это изящно, чтобы не разозлить партнера еще больше.

Плохие новости

  • I am afraid that I must inform you that … – Я боюсь, что мы должны проинформировать вас, что…
  • Unfortunately we cannot / we are unable to ... - К сожалению, мы не можем/мы не в состоянии
  • We regret to inform you that ... - Мы с сожалением сообщаем вам, что…
  • I"m afraid it would not be possible to ... – Я боюсь, что будет невозможно…
  • After serious consideration we have decided to ...- После серьезного рассмотрения, мы решили, что…

Хорошие новости

К счастью, иногда все складывается удачно, и мы можем порадовать своих клиентов хорошими новостями

  • We are pleased to announce that ... – Мы с удовольствием сообщаем, что…
  • It is our pleasure to announce that … - Имеем удовольствие сообщить, что…
  • I am delighted to inform you that .. – Я с удовольствием информирую вас…
  • You will be pleased to learn that ... – Вы обрадуетесь, когда узнаете, что…

Извинения или как не разгневать клиента еще больше

Конечно, в бизнесе часто бывают накладки. И за них приходится извиняться именно вам. Будьте дружелюбны, войдите в положение собеседника. Помните, что лучше несколько раз извиниться, чем потерять ценного клиента.

  • I regret any inconvenience caused by... Мы сожалеем о всех неудобствах, вызванных…
  • Please accept our sincere apologies. – Пожалуйста, примите наши искренние извинения.
  • I would like to apologize for the delay /inconvenience... – Я хочу извиниться за задержку/неудобство
  • Once again, please accept my apologies for ... – Еще раз примите мои извинения за…

Деньги или как показать партнеру, что пришло время платить

Иногда хочется написать прямым текстом, что пришло время платить. Но в бизнес-переписке так поступать нельзя. Вместо этого приходится употреблять более мягкие конструкции, за которыми стоит все тот же жесткий вопрос.

  • According to our records ... – Согласно нашим записям…
  • Our records show that we have not yet received payment of ... – Наши записи показывают, что мы еще не получили оплату за…
  • We would appreciate if you cleared your account within the next days. – Мы будем благодарны, если вы рассчитаетесь в ближайшие несколько дней.
  • Please send payment as soon as possible/ promptly – Пожалуйста, вышлите нам оплату как можно скорее.

Вежливость в переписке или как намекнуть на новые встречи

С бизнес-партнерами не стоит прощаться окончательно. Даже после окончания проекта, вам лучше сохранить отношения для следующих заказов.

До скорой связи

В конце деловых писем на английском зачастую будет уместно между строк напоминать партнеру, когда вы в следующий раз ждете от него информации.

  • I look forward to seeing you next week. – Жду нашу встречу на следующей неделе
  • Looking forward to receiving your comments, - С нетерпением жду ваши комментарии.
  • I look forward to meeting you on the (date). – Жду нашу с вами встречу (дата).
  • An early reply would be appreciated. – Я буду признателен за ваш быстрый ответ

До новой встречи

После удачного заказа стоит написать заказчику небольшое письмо на английском, сообщающее о том, что вы не против нового проекта с ним.

  • I would be happy to have an opportunity to work with your firm again. – Я буду рад возможности снова поработать с вашей фирмой.
  • We look forward to a successful working relationship in the future. – Мы будем рады успешным рабочим взаимоотношениям в будущем.
  • We would be pleased to do business with your company. – Мы с радостью будем иметь бизнес с вашей компанией.

Конечно, деловой английский – это не всегда легко. К счастью, наша подборка бизнес-фраз должна существенного облегчить вашу задачу. Теперь на составление письма у вас уйдет намного меньше времени. Так что выбирайте нужные фразы, дополняйте своей информацией и радуйте начальника красивыми бизнес-письмами на английском языке.

  • Шутикова Анна

    • Уральский социально-экономический институт Академии труда и социальных отношений

    Кафедра иностранных языков

    ДЕЛОВАЯ ПЕРЕПИСКА НА АНГЛИЙСКОМ ЯЗЫКЕ

    Учебное пособие

    Челябинск

    ББК 81.2 Англ.

    Деловая переписка на английском языке: учебное пособие / Сост. Н.В. Маврина; Ур. соц.-эк. ин-т АТиСО. – Челябинск, 2007. – 88 с.

    Учебное пособие «Деловая переписка на английском языке» предназначено для студентов 2-3 курсов экономических специальностей и 3-4 курсов специальности «Прикладная информатика (в экономике)», изучающих деловой английский язык. Пособие нацелено на обучение студентов составлению различных видов деловой корреспонденции, развитие навыков ее восприятия, актуализацию и расширение словарного запаса. Может использоваться на аудиторных занятиях, а также для самостоятельной работы студентов.

    Составитель Маврина Н.В. , канд. пед. наук, доцент кафедры иностранных языков УрСЭИ

    Рецензенты Данилова Г.В. , канд. филол. наук, профессор, зав. кафедрой иностранных языков УрСЭИКовтунович Л.М. , канд. пед. наук, доцент кафедры

    иностранных языков Челябинского института (филиала) РГТЭУ

    Утверждено ученым советом Уральского социально-экономического института Академии труда и социальных отношений

    © Уральский социально-экономический институт Академии труда и социальных отношений, 2007

    © Маврина Н.В., 2007

    Предисловие

    Активный процесс установления связей между регионами земного шара ведет к расширению деловой коммуникации, культурному и информационному обмену, усилению взаимодействия и взаимовлияния социумов в различных сферах жизни, в том числе и профессиональной. В условиях развития официальных контактов, совместных предприятий и частного бизнеса потребность в специалистах в области экономики, менеджмента, финансов,

    информационных технологий, владеющих умениями устного делового общения и ведения деловой переписки на иностранном языке, постоянно растет.

    Данное учебное пособие составлено на основе требований Государственного образовательного стандарта высшего профессионального образования с учетом современных исследований в области иноязычного делового общения и межкультурной коммуникации и предназначено для развития у студентов экономических специальностей вуза умений и навыков ведения деловой переписки на английском языке. В задачи данного пособия входит актуализация и расширение словарного запаса, развитие толерантного отношения к деловым партнерам, принадлежащим к другим культурам,

    стимулирование мотивационно-ценностного отношения студентов к деловой переписке.

    Учебное пособие состоит из двух частей. В первую часть, состоящую из четырех уроков, включен теоретический материал о правилах ведения деловой переписки, большое количество образцов деловой корреспонденции и разнообразные упражнения, позволяющие осуществлять разные методические формы работы со студентами.

    В Уроке 1 изучаются особенности официально-делового стиля речи,

    отличия корреспонденции, составленной на британском и американском вариантах английского языка, а также правила составления трех видов деловой корреспонденции, с которыми студенты вероятнее всего будут иметь дело в своей профессиональной деятельности – делового письма, факса и электронного сообщения. Они рассматриваются с точки зрения структурно-

    композиционных, стилистических особенностей оформления и содержательного наполнения.

    Уроки 2, 3, 4 нацелены на развитие у обучаемых навыков и умений,

    необходимых для ведения деловой переписки в трех наиболее профессионально значимых коммуникативно-речевых ситуациях – зарубежной командировке,

    при устройстве на работу и при заключении сделки по продаже товара. В

    начале каждого из этих уроков дан теоретический комментарий о правилах составления и образцы деловой корреспонденции, используемой в данной коммуникативно-речевой ситуации. Затем предлагаются различные языковые упражнения, целью которых является овладение лексикой и клишированными фразами, а также повторение некоторых грамматических правил, необходимых для ведения переписки. За ними следуют речевые упражнения, развивающие умения и навыки составления и восприятия данных видов деловой корреспонденции. Упражнения расположены в порядке возрастания их сложности. Каждый урок завершает ролевая игра, нацеленная на обобщение приобретенных студентами знаний и умений.

    Кроме того, в первую часть пособия включены тексты для чтения,

    которые помогут студентам лучше понять современные тенденции в области иноязычной деловой переписки.

    Вторая часть учебного пособия содержит наиболее частотные клишированные фразы и сокращения, характерные для деловой и электронной переписки, необходимые для эффективного ведения деловой переписки на английском языке.

    В пособие также включен тест, который позволит осуществить контроль приобретенных студентами знаний, умений и навыков, и ключи к заданиям,

    которыми они смогут пользоваться в процессе самостоятельной работы.

    Урок 1 ПРАВИЛА СОСТАВЛЕНИЯ ДЕЛОВОЙ КОРРЕСПОНДЕНЦИИ

    Переписка как форма письменного делового общения делится на деловую и частно-официальную. Деловая переписка осуществляется между юридическими лицами (предприятиями, организациями, учреждениями,

    фирмами) и помогает решать важнейшие вопросы их экономико-правовой деятельности. В частно-официальной переписке одним из участников обязательно является частное лицо, а другим – юридическое лицо. Деловая переписка осуществляется посредствомделовой корреспонденции –

    различных видов деловых писем и сообщений (факсимильных, электронных,

    телеграфных, телексных и т.д.).

    1.1. Особенности официально-делового стиля

    Отличительной чертой деловой переписки, в особенности деловых писем,

    является официально-деловой стиль изложения ее содержания, который характеризуется следующими особенностями:

    - подчеркнутая официальность и вежливость;

    - адресность, т.е. наличие составителя (отправителя) письма и адресата

    (получателя);

    - тематическая ограниченность деловой корреспонденции, в которой, как правило, рассматриваются 1-2 вопроса;

    - нейтральность тона (отсутствие эмоционально и экспрессивно окрашенных слов);

    - композиционное и лексическое единообразие содержания;

    - точность и ясность выражения мысли;

    - лаконичность и краткость;

    - широкое употребление устойчивых словосочетаний и языковых оборотов

    (клишированных фраз);

    - использование специальной терминологии;

    - использование средств логической связи.

    1.2. Деловое письмо

    œ∙ œ∙ œ∙ œ

    58 Jalan Thamrin ∙ Jakarta

    Telephone 376019

    Your ref: SB/sl 2

    Jakarta Furnishings

    Our ref: PL/fh/246

    Dear Mr Basuki, 5

    Re: Order 2789 10

    I am writing in connection with your letter of 24 February concerning the above order for some office furniture.

    Unfortunately, we have not yet received the filing cabinets which were a part of this order. We would be grateful if you could deliver these as soon as possible or refund

    money. 6

    We look forward to hearing from you.

    Yours sincerely, 7

    Manager 8

    Encl.: Copy of invoice 11

    Деловое письмо (business letter) на английском языке обычно содержит

    следующие обязательные части:

    Шапка (включающая место написания письма)

    The Reference Line

    Дата отправления письма

    The Inside (Reader’s) Address

    Внутренний адрес

    The Greeting / Salutation

    Обращение / приветствие

    The Body of the Letter

    The Complimentary Close

    Заключительная формула вежливости

    The Signature Block

    Блок подписи

    К необязательным частямписьма относятся:

    The Attention Line

    Указание на конкретного адресата

    The Subject Line

    Указание на общее содержание письма

    Указание на приложения

    Основные правила составления деловых писем следующие:

    1) Большинство писем пишутся на бланках, содержащих название и реквизиты организации, для того чтобы адресат смог без дополнительных усилий дать на него ответ. Имя и должность отправителя указываются только в конце письма.

    печатавшего письмо.

    3) Существуют следующие варианты написания даты: британский (BE) –

    1 September, 2010 / 1 st September, 2010и американский (AE) – December 1, 2010 / December 1st , 2010. Название месяца лучше писать словом, т.к. одна и та же дата, например, 01/09/2010в британском варианте воспринимается как

    4) Адрес получателя располагается слева в следующем порядке: имя с

    вежливым обращением (Mr./Miss/Mrs./Ms. ), должность, отдел, название

    фирмы, адрес (дом, улица, город, штат/графство, индекс (postcode (BE) / ZIP code (AE), страна). Ошибки в написании адресата могут быть восприняты как неуважение.

    5) Возможные варианты обращений:

    К мужчине, имя которого вы знаете

    К мужчине, имя которого вы не знаете

    К женщине, имя которой вы знаете

    Dear Ms./Miss/Mrs. Brown,

    К женщине, имя которой вы не знаете

    В компанию, должностному лицу

    В компанию или организацию

    Dear Sirs, (BE)

    Gentlemen: (AE)

    6) Текст письма делится на абзацы, каждый из которых вводит новую тему. В

    деловом письме следует рассматривать 1-2 вопроса.

    7) Заключительная формула вежливости зависит от использованного в начале письма обращения и соответствует русской фразе «Искренне Ваш» .

    Dear Sir(s)/ Dear Madam/ Dear Sir or Madam,

    Yours faithfully,

    Dear Mr. White/ Dear Ms./Miss/Mrs. Brown,

    Yours sincerely, (BE)

    Yours truly (AE)

    Respectfully yours (AE)

    фразы “Best wishes”или “With best regards”.

    8) Блок подписи включает личную подпись автора письма и ее расшифровку

    (полное имя и должность, при необходимости – название отдела).

    9) При написании в компанию или отдел по возможности указывается лицо,

    которому адресовано письмо, например, Attn. Production Manager .

    10) Указание на общее содержание письма облегчает сортировку писем. Строка либо подчеркивается, либо выделяется жирным шрифтом.

    11) При наличии приложений после блока подписи пишется название приложения, количество листов и экземплярность.

    12) В случае если отправляются копии письма другим адресатам, ставится сокращение “cc” и указываются их имена.

    Существует несколько стилей расположения частей делового письма

    (layout), наиболее распространенными являются следующие:

    Полусблокированный

    Сблокированный

    Полностью

    сблокированный

    (Modified Block)

    1.3. Электронное сообщение

    Электронное сообщение (e-mail) пишется в специальных программах. В

    шапку входят следующие элементы: адрес отправителя (появляется автоматически); адрес получателя (должен указываться обязательно); адреса лиц, которым отправляются копии письма; указание на тему сообщения. Дата указывается программой автоматически. Далее следует текст письма и подпись.

    Стиль текста менее официален по сравнению с деловым письмом, а правила оформления – менее строгие.

    From: [email protected]

    To: [email protected]

    Subject: fulfilling your order

    Thanks for your e-mail of April 26. I’m sorry, but we can’t fulfil your order by May 15. We’ll need two more weeks to finish producing the last lot.

    I see you haven’t paid the invoice yet. We won’t be able to deliver until you pay. Please deal with it a.s.a.p.

    В современном мире электронная почта уже не так популярна для личной переписки – эту нишу заняли социальные сети и мессенджеры. Однако для делового общения она используется по-прежнему широко и отступать не собирается. Из этой статьи вы узнаете основные особенности ведения деловой переписки на английском языке, из каких элементов состоит email, а также чего стоит избегать в деловом общении.

    Два вида деловой переписки на английском языке

    Кому вообще нужно уметь писать деловые письма на английском? Как правило, людям, которым это необходимо по работе. Предположим, вы устроились в некую компанию, в обязанности входит переписка на английском по разным рабочим вопросам. Все деловые письма можно условно разделить на две большие категории:

    1. Письма в свободной форме.
    2. Письма по шаблону: заявки, отчеты и т. д.

    На мой взгляд, есть смысл научиться писать письма в свободной форме , а шаблонные письма проще изучить уже в процессе работы, потому что они везде разные и просто нет смысла пытаться выучить все шаблоны. Как правило, в каждом предприятии есть некое “устаканившееся” представление о том, как следует писать разные заявки-отчеты, даже поздравления, а в 90% случаев просто набор готовых бланков в формате doc или xls, в которых нужно только подставлять цифры и фамилии.

    Из чего состоит электронное письмо на английском

    Отправитель письма по-английски sender , получатель – recepient , технически электронное письмо состоит из нескольких элементов:

    • Subject – тема письма. Пишется коротко и понятно, например: Payment Confirmation – Подтверждение платежа. Если содержание письма привязано к дате, ее тоже стараются внести в тему: Farewell Party on April 21 – Прощальная вечеринка 12 апреля.
    • Body – тело письма, то есть содержание, сам текст. Подробнее рассмотрим ниже.
    • Attachment – вложение, приложенный файл. Старайтесь не делать вложения с тяжелыми файлами.
    • CC – копия письма. Если в поле “CC” добавить адрес, этот адресат тоже получит сообщение.
    • BCC – скрытая копия. Адресат, добавленный в поле “BCC”, получит сообщение, но другие получатели об этом не узнают.

    Кстати, CC расшифровывается, как carbon copy – машинописная копия. На пишущих машинках, если нужно было сделать два одинаковых документа, под основной лист подкладывали копировальную бумагу (carbon paper) и второй лист. На выходе получалось два одинаковых документа. Экземпляр под копирку и назывался carbon copy.

    Сокращения “CC” и “BCC” – привет из эпохи пишущих машинок

    BCC расшифровывается, как blind carbon copy . На пишущих машинах иногда требовалось сделать два одинаковых документа, но для разных получателей. В таком случае документ делали полностью под копирку, но поле с именем получателя оставляли пустым. Его заполняли на каждой копии отдельно. Такая копия без имени и называлась blind carbon copy, буквально “слепая машинописная копия”.

    Как прочитать вслух адрес электронной почты на английском?

    Важный момент, который иногда упускают из виду. Иногда нужно продиктовать email устно, например, по телефону. Вот, что необходимо знать:

    • Символ ‘@’ читается как at , ни в коем случае не dog !
    • Точка в адресе электронной почте называется dot , а не point, full stop или period (о разнице между этими словами читайте ).
    • Символ ‘-‘ читается как hyphen, иногда не вполне корректно называют dash (dash – это тире, то есть более длинный вариант hyphen).
    • Символ ‘_’ читается как underscore , реже: understrike , low dash, low line .

    [email protected] – support at hotmail dot com

    [email protected] – help hyphen me at gmail dot com (gmail читается как “джи мейл”, а не “гмейл”)

    Как видите, слова в адресах читаются просто как слова, а не по буквам как бывает с именами и фамилиями. Однако если в email входят , или непонятные наборы букв, лучше читать их по буквам:

    [email protected] – a l y o n u s h k a at nomail dot net

    Я думаю, что если вы читаете статью о деловой переписке, вы точно знаете 🙂

    Общеизвестные доменные зоны com, net, org читают как слово, не по буквам. Менее известные, например ru, обычно по буквам.

    [email protected] – example underscore address at mail dot r u

    Композиция текста email на английском языке

    Электронное письмо длиннее, чем “text” (так обобщенно называют СМС и сообщения в мессенджерах, сам процесс переписки – texting) и содержит традиционные , но не стоит ходить вокруг да около, выражайте мысль понятнее.

    Основные элементы email:

    • Приветствие – может включать обращение по имени к адресату, если оно известно.
    • Вступление – если вы не знакомы с получателем письма, коротко представьтесь.
    • Цель сообщения – перейдите к делу и объясните, зачем обращаетесь.
    • Подробности – если необходимо, упомяните важные детали. Если подразумевается, что получатель письма должен, прочитав его, что-то сделать (выполнить указание, позвонить кому-то, ответить, переслать письмо и т. д.) напишите об этом вежливо, но недвусмысленно.
    • Подпись – письмо традиционно заканчивается какой-нибудь прощальной формулой вежливости, вашим именем, фамилией, иногда указанием места работы, адреса и номера телефона, если уместно.

    Разберем подробнее приветствие и подпись – они пишутся шаблонно.

    Варианты приветствия в электронном письме на английском

    Чаще всего пишут просто “Hello + имя”:

    Более формально:

    “Dear” – это не “дорогой\дорогая”, как при обращению к мужу или жене, а аналог нашего “уважаемый”. Обратите внимание, что после “hello” или “dear” не ставится запятая. Если адресат неизвестен, например вы пишете в некий “HR department”, можно обратиться просто “Hello”, “Dear Colleagues” (если это коллеги), “Dear All” (группе коллег), “Dear HR department”.

    Также есть общепринятые обращения к неизвестному мужчине или женщине: Dear Sir, Dear Madam или Dear Sir or Madam (если не знаете sir там или madam), To Whom It May Concern (всем, кого это может коснуться). Первые два нежелательны, так как вы можете случайно обратиться, неверно указав пол, вторые два используются, но считаются немного старомодными, очень формальными. По возможности лучше обращаться по имени (Dear Margaret) или к отделу\департаменту (Dear Marketing Department).

    Нередко используется обращение по имени без “приветственного слова”, просто “James”. Так пишут знакомым коллегам (человеку за соседним столом) или когда это не первое письмо в переписке и нет смысла каждый раз здороваться.

    Как завершить email

    Письмо можно завершить, просто написав свое имя или имя и фамилию, но обычно перед этим добавляют какое-нибудь вежливое пожелание. Самое популярное:

    • Best regards! (или просто “Regards!”) – С наилучшими пожеланиями!
    • Kind regards! – то же самое.
    • Best wishes / Warm wishes – опять то же самое.

    В некоторых пособиях упоминают также “Sincerely yours” или “Faithfully yours” (искренне ваш), но лично я таких подписей почти не видел, а от иностранцев слышал, что эти формулировки звучат не то чтобы смешно, но уж очень старомодно. Собственно, как и “искренне ваш” по-русски. Однако довольно часто в конце делового письма пишут просто “Sincerely”.

    Полезные фразы для деловой переписки на английском

    Помимо шаблонных приветствий и прощаний, есть еще несколько фраз, которые можно использовать в переписке.

    • I hope you are doing well – “надеюсь, у вас все хорошо”. Простой, правда заезженный способ начать письмо. Письменный аналог дежурной фразы “How are you?”. Более официальный вариант: I hope this email finds you well.
    • I just wanted to update you on… – “я просто хотел дополнить, что…” Хороший способ сообщить дополнительную информацию о том, что получателю уже известно.
    • I just wanted to let you know that… – “я просто хотел сообщить вам, что…” Аналогично предыдущему: дополняем уже известную информацию. Также можно использовать как универсальное вступление к короткому сообщению о каких-то важных фактах, деталях.
    • Please be informed / advised – “пожалуйста, примите к сведению”.
    • FYI – сокр. от For Your Information , что тоже можно приблизительно перевести, как “примите к сведению”. Сокращения уместно использовать между коллегами, общаясь по рутинным рабочим вопросам. Незнакомому человеку, клиенту так лучше не писать.
    • Please find (see) attached – буквально “найдите во вложении” (так, разумеется, никто по-русски не говорит). Так вы даете знать, что у письма есть вложение. Например: Please find attached the report – Доклад во вложении.
    • For futher details – “более подробно”, “за более подробной информацией”. Уместно в конце письма со ссылкой на контактное лицо: For futher details please contact my assistant – За более подробной информацией, пожалуйста, обратитесь к моему ассистенту.
    • I look forward to your reply / hearing from you – “Жду (с нетерпением) вашего ответа”. Вежливый способ дать понять, что неплохо бы ответить на ваше письмо.
    • Thank you for your time – “Спасибо за то, что уделили мне время”. Универсальная формула, которую будет уместно поставить перед подписью.

    Образец делового письма на английском языке

    Приведу несколько примеров письма, написанных с разной степенью формальности. В письме я сообщу адресату о том, что собрание в пятницу перенесено с 9:00 на 10:30. Тема у всех писем будет одинаковой: Meeting Time Changed to 10:30 a.m.

    1. Очень формально.

    Dear Mr. Jefferson,

    I hope this email finds you well. This is Sergey Nim from Roga and Kopyta Inc. I wanted to update you on the meeting we are having on Tuesday. Due to the weather conditions it has been moved from 9:00 a.m. to 10:30 a.m.

    Would you be so kind as to let me know if you will be able to attend it? Please accept my apologies for the inconvinience.

    Sincerely,

    Sergey Nim

    Roga and Kopyta Inc.

    Формальности этому письму придают:

    • Обращение Dear Mr. Jefferson.
    • Фраза I hope this email finds you well – более формальный вариант фразы I hope you are doing well.
    • Оборот would you be so kind as – не будете ли вы так любезны.
    • Извинение Please accept my apologies – пожалуйста, примите мои извинения.
    • Sincerely в конце письма, название компании.

    2. Менее формально.

    Hello Alex,

    This is Sergey from Roga and Kopyta Inc. I wanted to update you on the meeting we are having on Tuesday. Due to the weather conditions the meeting has been moved from 9:00 a.m. to 10:30 a.m.

    Please let me know if you will be able to attend it. Sorry for the inconvinience.

    Best regards,

    Формальность снижена за счет:

    • Более простого обращения, обращения по имени.
    • Sorry вместо “accept my apologies”.
    • Менее торжественного завершения письма: best regards .

    Большинство деловых писем пишутся в таком тоне. Средневековые формулы вежливости по сути уже никому не нужны.

    3. Неформально, но в рамках приличия деловой переписки, например знакомому коллеге.

    I just wanted to let you know that the Friday meeting had beed moved to 10:30 a. m. I’m really sorry about that. W ill you be able to attend it?

    Коротко и по существу. У коллег, которых вы видите на работе каждый день, не обязательно интересоваться каждый раз в письме, как у них дела.

    В завершение приведу несколько советов общего характера, которые не вписались ни в один из пунктов выше.

    1. Излагайте в теме суть письма.

    Тема должна быть предельно информативной и при этом краткой. Человек приходит в офис, открывает Outlook и видит 20 писем. Он быстро “сканирует” взглядом темы – уже на этом этапе ему должно быть ясно, зачем вы ему написали. Очень плохая идея писать темы ни о чем: “Please read it”, “Important”, “Hi”. Пишите конкретнее: “Booking Approval”, “Flight Delayed to 12:00 a.m.”, “Orientation at 9:00 on Tuesday”, “Schedule for May”.

    2. Будьте вежливы.

    В деловом общении вежливость – обязательна. Важно соблюдать этикет, писать “спасибо” и “пожалуйста”, иначе вы если не испортите отношения с людьми, то сделаете их чуточку более напряженными. В деловом мире напряженности и так хватает, лишняя не нужна.

    Обратите внимание также, что в английском языке повелительное наклонение без “please” во многих случаях может быть расценено как приказ, особенно на письме, где, в отличие от устной речи, не отражается интонация.

    • Send me the annual report. – Пришли мне годовой отчет (приказ).
    • Please, send me the annual report. – Пожалуйста, пришли мне годовой отчет (просьба).

    Когда вы о чем-то просите, что-то предлагаете или даете распоряжение (а это содержание 90% писем), принято делать это в рамках приличий, не переходя на деспотично-приказной тон.

    3. Избегайте двусмысленности, будьте точны.

    В деловой переписке не место остроумию, сарказму, особенно когда идет общение между людьми из разных стран. Деловой язык предельно стерилен, потому что всякие шутки юмора можно понять неправильно. Также не стоит долго ходить вокруг и около, ясно и конкретно излагайте суть сообщения.

    4. Пишите кратко и просто. Не умничайте!

    Старайтесь избегать длинных предложений, заковыристых формулировок. Пишете простыми словами без сложноподчиненных предложений с десятком придаточных. Чем сложнее вы пишете, тем с большей вероятностью наделаете ошибок и запутаете адресата.

    Не пытайтесь показать, что знаете “умные” слова и фразы. Это ни к чему. Если вы употребите кучу умных слов правильно, прозвучит как-то высокомерно, если неправильно – смешно.

    5. Если нужно, структурируйте письмо.

    К примеру, нужно изложить список пожеланий к оформлению свадебного зала. Напишите их списком, а не слив в один абзац-простыню. Используйте нумерованный список или маркеры (точки).

    6. Ясно давайте понять читателю, что от него хотят.

    Иногда бывают письма, прочитав которые не можешь понять, хотят ли от вас каких-то действий или просто ставят в известность? Если подразумевается, что прочитавший должен ответить, переслать письмо, встать и куда-то пойти и т. д., убедитесь, что в письме (в начале, в конце, в начале и конце) присутствует отчетливая формулировка, что нужно сделать.

    7. Проверяйте письмо перед отправкой.

    Написав сообщение, перечитайте его. Убедитесь, что письмо написано вежливо, без двусмысленностей, его суть отчетливо ясна. Ничего страшного, если текст будет неидеальным и вы засомневаетесь в какой-нибудь запятой. Писать на английском со стопроцентной грамотностью очень редко могут даже носители языка (как и на русском), но старайтесь не наделать хотя бы очевидных ошибок, опечаток.

    8. Поучитесь у коллег, почитайте переписку в компании.

    Этот совет для тех, кому навык деловой переписки нужен для работы. В разных компаниях могут быть свои местные причуды насчет переписки. Например, где-то считается моветоном обращаться по имени, а где-то посмеются, если вы напишете “Dear Paul” вместо “Hi Paul”. Спросите у коллег, что и как у вас принято, почитайте их каждодневную переписку – это работает лучше всяких учебников по бизнес-английскому.

    В век частного капитала и инвестиций – изучение иностранного языка это не только интерес к международному сообществу, но и практическая необходимость. Многие компании сотрудничают с иностранными партнерами, а, следовательно, должны поддерживать хорошо налаженные контакты и взаимопонимание. Основное средство связи для людей деловой сферы – официальная переписка. Сегодня разберемся, как правильно составлять английское письмо, соблюдая правила и рамки бизнес общения. Также в материале приведем образцы того, как выглядит деловая переписка на английском, примеры писем и фразы, необходимые для формального общения.

    Для начала определимся с тем, какие текстовые блоки содержит деловое письмо на английском языке. Разберем по порядку каждый пункт.

    Адрес отправителя

    Начинается стандартный бланк с указания реквизитов отправителя, размещаемых в верхнем правом углу. Структура делового письма предполагает строгий порядок написания данных, поэтому запись всегда осуществляется в установленной очередности. При этом отсутствуют какие-либо пунктуационные знаки в конце строк.

    Дата

    С отступом в три строки после реквизитов отправителя записывают дату. Допустимо несколько форматов того, как писать дату:

    • October 29, 2017;
    • 29 October, 2017;
    • 29 th October, 2017;
    • October 29 th , 2017;
    • 29 Oct. 2017;
    • 12.10.2017 – 12 октября 2017 (Европа и Англия)
    • 12.10.2017 – 10 декабря 2017 (Америка)

    Реквизиты получателя

    *Обращение является обязательным элементом. Для мужчин чаще всего это Mr, для женщин Ms. Также, при обращении к замужней женщине используют Mrs, к незамужней Miss.

    Приветствие

    Первое, что необходимо проставить в письме – это приветственная фраза. Ее стиль зависит от близости знакомства с собеседником. Для официального письма характерны стандартные фразы: Dear Mrs/Ms + фамилия получателя. Если данные собеседника неизвестны, следует воспользоваться сочетанием Dear Sir or madam. Когда послание предназначено нескольким лицам используется множественное число: Dear Sirs, Dear Colleagues и т.п. Неформальное общение позволяет использовать в обращении имя: Dear Mary. Важно отметить пунктуационный момент: в английском языке обращение отделяется запятой, а в американском – двоеточием.

    Основная часть

    Переходим к оформлению главной информационной составляющей делового письма на английском языке.

    Чаще всего основной текст начинается с небольшого вводного предложения, особенно если это не первое письмо, а ответная переписка. Приведем примеры вступительных фраз на английском с переводом на русский язык.

    Если вы ведете строго официальную деловую корреспонденцию, то никогда не пишите сокращенные формы сказуемых I’m, you’re и т.п.

    Далее указываются в логической последовательности цели и причины деловой переписки на английском, а также добавляются просьбы или ожидания каких-либо ответных действий. Как правило, для удобства чтения текст разбивается на несколько небольших абзацев (без использования красной строки/табуляции). Подробнее этот блок рассмотрим чуть позже на практических примерах.

    Заключение

    Продолжая выдерживать вежливый тон, следует завершить письмо, воспользовавшись стандартными выражениями благодарности, заверениями в ожидании ответа, предложениями сотрудничества, приглашением к последующему общению. Завершающая фраза – важный элемент делового общения.

    Пример Перевод
    Please acknowledge receipt… Пожалуйста, подтвердите получение…
    If you have any questions, do not hesitate to contact us. Если у вас возникнут какие-либо вопросы, не стесняйтесь обращаться к нам.
    Thanking in advance. Заранее благодарим.
    We value your custom highly. Нам очень важно сотрудничество с вами.
    Please contact us again if we can help in any way. Пожалуйста, обращайтесь к нам снова, если мы можем вам чем-то помочь.
    Thank you and we are looking forward to hearing from you. Спасибо вам, ожидаем вашего ответа.

    Подпись

    Прежде чем указать свои данные, необходимо воспользоваться еще одной вежливой формой – пожеланиями всех благ или выражением уважения. Как правило, деловой английский располагает тремя видами подобных фраз:

    • Yours sincerely – С искренним уважением (к знакомому собеседнику);
    • Yours faithfully – С уважением (к незнакомому адресату);
    • Best wishes – С наилучшими пожеланиями (нейтральное высказывание);

    Завершающее высказывание отделяется с запятой, а далее с новой строки приводится личная подпись с указанием имени, фамилии и должности.

    Yours faithfully,

    Samuel Frankston

    General Manager

    Enc. A copy of the license

    		Yours sincerely,

    Vadim Grachev

    Sales Manager

    Enc . Catalogue

    Кроме того, к тексту могут быть добавлены дополнительные вложения. Об их наличии указывается в окончании письма, сразу после подписи. Фраза начинается с сокращения Enc. (enclosure – приложение), после которой идет перечисление приложенных документов.

    Мы рассмотрели теоретически правильное оформление сообщения для деловой переписки. Теперь перейдем к практической части и разберем пример делового письма различного назначения и типичные для формальной корреспонденции фразы на английском.

    Деловая переписка на английском: примеры писем и фразы

    Понятие официальное письмо включает в себя множество оттенков. Это может быть запрос, коммерческое предложение, жалоба, выражение извинений, заявление о приеме на работу, гарантийное письмо об обязательствах и т.п. В этом разделе мы рассмотрим на практике, как составляются деловые письма на английском языке и какие стандартные клише в них можно выделить. Для удобства распределим образцы по жанрам.

    Заявление

    Работа в иностранной компании – мечта многих молодых людей. Для того, чтобы зарекомендовать себя с положительной стороны, необходимо грамотно составить сопроводительное письмо – заявление об отклике на вакансию. Помимо уже представленных в материале сведений, в подобных обращениях часто употребляются выражения, представленные в таблице.

    Полноценное заявление выглядит следующим образом.

    Artem Kosarev

    Birmingham B48 7JN

    Frost logistic ltd

    My name is Artem and I am writing in response to your advertisement for a computer operator in today’s Independent newspaper.

    I have an experience of work as a computer operator for Trust General Company and appropriate education. I would like to apply for this job because I decided to move to London. I am a reliable person and would be a good worker for you. I am ready to come to an interview at any time.

    Thank you for your attention.

    Yours faithfully,

    Запросы и просьбы

    Подобную корреспонденцию часто используют для запросов о выдаче необходимых документов. Кроме того, в деловой сфере часто составляют письма-просьбы прислать дополнительную информацию, например, каталог продукции, для того чтобы оформить заказ на поставки. Запрос или просьба на английском могут быть выражены с помощью следующих официальных клише для переписки.

    Пример Перевод
    This is to request you to grant… Это просьба/запрос предоставить…
    Please inform us … Просим информировать нас…
    We are writing to enquire about … Мы просим сообщить о…
    I would be grateful if you could … Я был бы признателен вам, если бы вы…
    We should appreciate your sending to us … Мы будем очень признательны, если вы вышлете нам…
    Could you please send me … Не могли бы выслать мне…
    Can you give me some information about… Могли бы вы дать мне информацию о…
    Could you send me more details… Не могли бы вы выслать подробную информацию…

    Рассмотрим практический образец делового письма данного вида. Указание даты и адресов одинаковы для всех писем, поэтому приведем только содержание основной части и подпись.

    Dear Mr Brams

    I am writing with reference to your advertisement in Guardian. Can you give me some information about your proposal? I would like to receive a copy of your latest price-list. I also wonder if it is possible to get discounted price for buying in volume.

    Thank you and I am looking forward to hearing from you.

    Yours sincerely,

    Kate Gordon

    Sales Manager

    T&K Corporation

    Жалоба

    Не редкий случай, когда деловое письмо выражено жалобой, например, на действия сотрудников или некачественно оказанные услуги. Для того, чтобы вы могли выразить свое возмущение в стиле, предполагающем формальное общение, английский язык предлагает следующие готовые шаблоны.

    В тексте письма необходимо обстоятельно указать все данные о произошедшей ситуации и объяснить причины возникшего возмущения.

    Dear Ms Melts,

    I’m writing to complain about ineffective work of your delivery service.

    On the 13 th of December I ordered from you ten computers and six laser printers. I had especially stipulated delivery with your manager for 20 th of December that to ensure punctual arrival. Today is 22th of December and the equipment I ordered has still not been delivered.

    I would like to receive my purchases as soon as possible. I hope that you will deal with my problem promptly as it is causing me considerable inconvenience.

    Yours sincerely,

    Bob Murray

    Ответы и извинения

    Заключительные примеры писем будут связаны с ответными посланиями. Ответ необходимо начать с благодарности за полученное сообщение. А затем тактично выразить объяснение сложившихся обстоятельств, принести свои извинения и указать пути решения проблемы. Рассмотрим, какие фразы на эту тему соответствуют деловому английскому.

    Пример Перевод
    Thank you for bringing the problem to our attention. Спасибо за привлечение нашего внимания к этой проблеме.
    We are very sorry to hear that… Нам очень жаль слышать, что…
    Please accept our apologises for… Просим принять наши извинения за …
    You have my assurance that… Я уверяю вас, что…
    Please be assured that we will… Будьте уверенны, что мы…
    To compensate for the inconvenience caused… Для компенсации причиненных неудобств…

    Рассмотрим пример.

    Dear Mr Murray ,

    Please accept our apologies for the recent problems you had regarding our delivery service.

    Our company recently had experienced some problems with the software. The vendor has since applied a patch, and our systems are now 100% functional. Please be assured that you will receive your order not later, than the day after tomorrow.

    To compensate for the inconvenience caused we have applied a 20% discount on equipment you ordered. We value your custom highly.

    Sincerely,

    Nick Harley
    Customer Service Manager

    Вот такой своеобразный деловой разговорник мы составили по итогам изучения материала: деловая переписка на английском, примеры писем и фразы для формального общения. Надеемся, что с нашими подсказками вы улучшите навыки делового общения и достигнете взаимопонимания с иностранными партнерами! До встречи на новых занятиях!